Samochód w firmie to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi codziennej pracy, zarówno w mikroprzedsiębiorstwach, jak i większych spółkach. Właściciele firm często pytają, jakie koszty związane z pojazdem można rozliczyć w ramach działalności gospodarczej i jakie warunki trzeba spełnić, aby było to zgodne z przepisami. Odpowiedź nie jest jednoznaczna – sposób rozliczania zależy od tego, czy samochód jest środkiem trwałym firmy, czy też wykorzystywany jest zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. W tym artykule wyjaśniamy zasady rozliczania samochodu firmowego, przedstawiamy limity kosztów oraz omawiamy, na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów podatkowych.
Podstawową kwestią, od której zależą zasady rozliczania samochodu, jest jego status w firmie. W polskim prawie podatkowym rozróżnia się trzy podstawowe formy użytkowania auta:
Samochód firmowy będący środkiem trwałym – wpisany do ewidencji środków trwałych i amortyzowany. Umożliwia rozliczanie pełnych kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu w działalności.
Samochód prywatny wykorzystywany w działalności – nie jest własnością firmy, ale służy celom służbowym. Koszty rozliczane są częściowo.
Samochód leasingowany lub wynajmowany – traktowany jak składnik majątku używany na podstawie umowy cywilnoprawnej. Daje możliwość rozliczania kosztów zgodnie z umową.
Każda z tych form wiąże się z innymi zasadami podatkowymi, co ma wpływ na limity kosztów i możliwość odliczenia VAT.
Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych – takich jak paliwo, naprawy, ubezpieczenie, opłaty parkingowe czy przeglądy – zależy bezpośrednio od tego, w jakim zakresie samochód wykorzystywany jest w działalności. Jeżeli auto służy wyłącznie do celów firmowych, możliwe jest rozliczenie 100% kosztów, jednak wymaga to spełnienia rygorystycznych warunków formalnych, takich jak zgłoszenie VAT-26 i prowadzenie ewidencji przebiegu. W praktyce większość przedsiębiorców decyduje się na rozliczanie 75% kosztów, co dotyczy pojazdów używanych w sposób mieszany – firmowo i prywatnie. To domyślne rozwiązanie, które nie wymaga dodatkowej dokumentacji, ale ogranicza możliwość pełnego odliczenia podatkowego.
Zakres odliczenia VAT-u od wydatków związanych z samochodem firmowym również zależy od sposobu jego użytkowania. Pełne odliczenie (100%) przysługuje tylko wtedy, gdy auto jest używane wyłącznie do celów firmowych i zgłoszone do urzędu na druku VAT-26. Dodatkowo należy prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Jeśli samochód używany jest również prywatnie, przysługuje jedynie 50% odliczenia VAT. Taka forma użytkowania nie wymaga ewidencji, ale ogranicza prawo do pełnego odliczenia podatku, zarówno od zakupu pojazdu, jak i od wydatków eksploatacyjnych. W przypadku leasingu lub zakupu droższych pojazdów obowiązują limity – 150 000 zł dla aut spalinowych i 225 000 zł dla elektrycznych – powyżej których nadwyżka nie może być objęta odliczeniem VAT.
Jeśli samochód należy do przedsiębiorcy i jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, podlega amortyzacji. Najczęściej stosowaną metodą jest amortyzacja liniowa, która dla samochodów osobowych wynosi 20% rocznie. W niektórych przypadkach możliwa jest amortyzacja jednorazowa, zarezerwowana dla tzw. małych podatników lub pojazdów o wartości poniżej 10 000 zł. Trzeba jednak pamiętać, że obowiązuje limit wartości auta – kosztem uzyskania przychodu mogą być tylko odpisy amortyzacyjne do 150 000 zł (lub 225 000 zł w przypadku aut elektrycznych). Wydatki ponad ten limit nie pomniejszają podstawy opodatkowania.
Leasing to popularna i korzystna forma finansowania samochodu firmowego, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorców. Leasing operacyjny umożliwia zaliczanie całych rat do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem, że łączna wartość pojazdu nie przekracza ustawowego limitu. Leasing finansowy wymaga natomiast amortyzacji pojazdu przez leasingobiorcę. W obu przypadkach możliwe jest częściowe lub pełne odliczenie VAT, w zależności od sposobu użytkowania auta. Wynajem długoterminowy działa podobnie jak leasing operacyjny i może być atrakcyjną alternatywą dla zakupu – zwłaszcza w sytuacji, gdy firma nie chce angażować środków własnych.
Tak, ale tylko częściowo. Możesz ująć w kosztach 75% wydatków i odliczyć 50% VAT, jeśli auto służy również prywatnie.
Tak, należy złożyć formularz VAT-26 i prowadzić ewidencję przebiegu. Bez tego można rozliczać jedynie część wydatków.
Dotyczy tylko samochodów osobowych o napędzie spalinowym. Dla elektrycznych limit wynosi 225 000 zł.
Tak, o ile dotyczą działalności. Faktury muszą być wystawione na dane firmy.
Tak, suma rat leasingowych uwzględniana w kosztach nie może przekroczyć ustawowego limitu wartości pojazdu.
Zasady rozliczania samochodu firmowego są ściśle powiązane z formą użytkowania pojazdu i sposobem jego finansowania. Przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę limity, obowiązki ewidencyjne i możliwość odliczenia VAT oraz kosztów uzyskania przychodu. Dobrze dobrana forma rozliczania pozwala zoptymalizować obciążenia podatkowe i efektywnie wykorzystać pojazd w prowadzeniu działalności gospodarczej. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże uniknąć błędów.
71 307 15 00
biuro@lucrumsilesia.pl
ul. Powstańców Śląskich 121/211, 53-332, Wrocław
